Cerere de oferta materiale de vizibilitate si informare

CERERE DE OFERTĂ PENTRU ACHIZIȚIA DE MATERIALE DE VIZIBILITATE ȘI DE INFORMARE

Programul de sprijin pentru repatriere voluntară umanitar asistată şi reintegrare (RVAR)

 

I. Cadru general

Organizaţia Internaţională pentru Migraţie (OIM), Biroul în România, implementează proiectul cu finanţare nerambursabilă, Programul de sprijin pentru repatriere voluntară umanitar asistată și reintegrare (RVAR), din Fondul pentru Azil, Migrație, și Integrare, prin intermediul Inspectoratului General pentru Imigrări (IGI), contract numărul 17.01.02.

 

Conform contractului de finanțare, în cadrul acestui proiect este prevăzută realizarea de materiale de vizibilitate și de informare care să fie distribuite partenerilor, colaboratorilor,  instituțiilor/autorităților, participanților la seminarii/conferințe/alte evenimente organizate în timpul  perioadei de desfășurare a contractului, mai 2017 – aprilie 2018.

II. Obiective

Prezenta cerere de ofertă vizează achiziţia de materiale de vizibilitate și de informare si servicii de creaţie spot de animație. Vă adresăm rugămintea de a ne transmite oferte de preț per produs, în RON, cu TVA evidențiat separat pentru produsele de mai jos.

 

Bugetul maxim aferent acestui contract este urmatorul:

  • Pentru materiale de vizibilitate (punctele 1, 2, 3, 4, 5, 6 și 7) – 8.500 Ron;
  • Pentru Pliante de reintegrare (punctul 8) – 122,5 Ron;
  • Pentru Afișe (punctul 9) – 300 Ron;
  • Pentru Pliante (punctul 10) – 1.200 Ron;
  • Pentru spotul de animație (punctul 11) – 10.000 Ron.

Bugetele exprimate nu conțin TVA

III. Cerinţe tehnice

 

Nr.

Produs

Nr. bucăți

Termen de livrare

1

Roll-up, dimensiune 85 cm x 200 cm, policromie, casetă din aluminiu, bară metalică din 3 parţi interconectate, geantă pentru transport

1

15.07.2017

2

Planner anual de perete pentru anul 2018, dimensiune A1, personalizate cu 1 culoare, se livreaza cu marker negru nepermanent prevăzut cu guma de sters. Plannerul va fi avea o suprafață din plastic durabilă care să permită incripţionarea și ștergerea conținutului adaugat ulterior cu markerul nepermanent. Pentru livrare, plannerul va fi ambalat în cutii de carton

70

11.12.2017

3

Agendă personalizată pentru anul 2018, 150x210 mm (+/- 15%), nr. file: 150 (+/- 10%), coliță 0 personalizată cu policromie, ediție în limba română, hârtie interior: 70 g/mp, coperta buretată inscripționată prin timbru sec, semn de carte, cusută.

70

11.12.2017

4

Mape, policromie față, plastifiată o față, format finit RA4, finit 215 x 305 mm, deschis 430 x 305 mm, 350 g/mp, buzunar aplicat branduit, carton lucios/mat, cotor dublu big cotor de 4-5 mm

100

15.07.2017

5

Pix-uri cu pastă albastră, corp metalic, mecanism retractabil, vârf metalic mediu cu bilă, clip de prindere, culoare albă, personalizate cu 1 culoare

100

15.07.2017

6

Port carduri de vizită, metal și imitație de piele/piele ecologică, personalizate cu o culoare pe partea metalică

100

15.07.2017

7

Caiete, mărimea A5, coperti 300g/m2, coperta 1 personalizată cu policromie, 40 file albe 80g/m2 neinscriptionate, legate cu spirală în partea laterală. 

80

15.07.2017

8

Pliante de reintegrare, A5, 150 g/m2, 8 file, policromie, prinse prin capsare. Vor fi realizate 3 versiuni distincte de pliante, în tiraje de câte 20, 10 și 5 bucăți. 

35

15.07.2017

9

Afiș A2, policromie faţă, hârtie lucioasă, 150-160 gr/mp, pe spate având colțuri auto adezive. Vor fi realizate 3 versiuni distincte de afișe, în tiraje de câte 40, 40 și 20 de bucăți. 

100

15.07.2017

10

Pliante, format A4, îndoite triptic, policromie față/verso, hârtie lucioasă, 150 gr/mp. Vor fi realizate 4 versiuni distincte de pliante, în tiraje de câte 400, 400, 200. 

1000

15.07.2017

11

Spot de animație cu durata de 3 minute și 30 de secunde +- 15%, cu voce în limba română și subtitrare în limbile engleză și arabă.

Ofertantul va livra la final un material video în care să ruleze succesiv cele 3 versiuni lingvistice precum și 3 materiale video separat aferente celor 3 limbi în care se subtitrează.

1

31.08.2017

 

Va rugăm să ne transmiteţi pentru produsele de la punctele 2 la 10 câte o mostra nepersonalizată din fiecare produs ofertat.

Dorim să menționăm următoarele:

§  În funcție de ofertele primite și de prețul per produs, numărul exact de produse solicitate va fi stabilit prin contractul de prestări servicii încheiat ulterior cu ofertantul declarat câștigător, dar nu va depăși o marjă de 15% din numărul de bucăți aferente fiecărui produs și nu va depăși bugetul total alocat.

§  Toate produsele vor fi inscripționate/personalizate cu texte/sigle diferite. OIM va furniza toate detaliile necesare sigle, informaţii tip disclaimer etc.

§  Ofertanții pot aduce mostre din mai multe modele ale aceluiași produs, cu condiția să fie la același preț per produs (ex. mai multe tipuri de mape sau pixuri)

§  Toate produsele vor fi livrate la sediul OIM, Strada Viitorului, nr. 11, Bucuresti.

§  Oferta va include şi preţul de livrare.

 

IV. Criterii de selecție

1. Conformitatea cu cerințele tehnice.

2. Transmiterea mostrelor pentru fiecare produs solicitat de la punctele 2 la 9 și a unui portofoliu de minim 2 filme/spoturi de animație.

3. Portofoliul de spoturi/filme de animație – 20 puncte. Punctele pentru acest criteriu vor fi acordate astfel: pentru un portofoliu de 2 spoturi/filme se acordă  0 puncte dar ofertantul poate participa la cererea de ofertă iar pentru fiecare clip în plus din portofoliu față de cele 2, se acordă câte două puncte dar nu mai mult de 20.

4. Prețul – 80 puncte. Oferta financiară va fi analizată global și nu pe produs. Oferta financiară cea mai mică va primi 80 de puncte, iar celelalte oferte vor primi un punctaj invers proporțional.

 

Nota: Nerespectarea criteriilor 1 şi 2 de mai sus va conduce la respingerea ofertelor. 

 

V. Contactarea OIM

Contactele între OIM si ofertanţi sunt strict interzise pe perioada întregii proceduri cu excepţia următoarelor condiţii:

·      La solicitarea de clarificări a ofertantului, OIM are dreptul să furnizeze informaţii suplimentare, doar cu scopul clarificării naturii contractului sau a produselor solicitate.

·      Orice solicitare de clarificări trebuie facută în scris la adresa de e-mail procurement.ro@iom.int si/sau numarul de fax 021.211.44.54.

·      Solicitările de clarificări sosite cu mai puţin de 2 zile înaintea termenului limita de depunere, nu vor fi procesate.

·      Copii ale solicitărilor de clarificări, incluzând răspunsurile furnizate, vor fi transmise tuturor ofertanţilor care s-au arătat interesaţi de cererea de ofertă, fără a dezvălui numele ofertantului care a făcut solicitarea de clarificări.

·      OIM poate, din proprie iniţiativă, să informeze părţile interesate, de orice eroare, inadvertenţă, omisiune, sau orice fel de altă greşeală în textul prezentei cereri de ofertă.

Orice informaţie suplimentară, inclusiv cele menţionate mai sus vor fi postate la adresa: http://www.oim.ro/index.php/ro/administrativ/achizitii. Website-ul este updatat periodic şi este în responsabilitatea ofertantului să verifice dacă au apărut modificări în perioada de depunere.

VI. Modul de trimitere a ofertelor

Ofertele trebuie transmise în plic sigilat cu menţiunea:

 “CERERE DE OFERTA PENTRU PRODUSE DE VIZIBILITATE ȘI INFORMARE. A NU SE DESCHIDE DE DEPARTAMENTUL SECRETARIAT

Plicul va fi marcat cu numele complet al companiei care aplica. Plicul trebuie să conţină trei plicuri sigilate, unul pentru propunerea administrativa (Formular 1), unul pentru propunerea tehnică şi unul pentru propunerea financiară (Formular 2). Nerespectarea depunerii în 3 plicuri separate conduce la descalificarea automată a ofertantului.

Depunerea ofertelor se poate realiza prin poştă, curier sau predare personală, nu mai târziu de 17 Mai 2017, ora 17.00. Depunerea se dovedeşte prin ştampila datata a poştei, cu data înscrisă pe AWBul curierului sau, în cazul depunerii personale, printr-un număr de inregistrare a depunerii, menţionându-se persoana care a preluat plicul. Depășirea termenului de depunere a ofertelor conduce la descalificarea ofertantului. Ofertele se depun la următoarea adresă:

Organizaţia Internaţionala pentru Migraţie

În atenţia departamentului Achiziţii

Strada Viitorului, nr. 11, sector 2,

București, Cod poștal 020602

Romania

VII. Calendar estimativ

Nr.

crt.

Activitate

Data estimată

1.

Lansarea cererii de ofertă

05.05.2017

2.

Primirea de clarificări privind documentaţia și condițiile din cererea de ofertă

15.05.2017

3.

Răspunsul la clarificări privind documentaţia și condițiile din cererea de ofertă

16.05.2017

4.

Termenul limită de depunere a ofertelor

17.05.2017 ora 17h00

5.

Deschiderea ofertelor

19.05.2016

6.

Finalizarea evaluării ofertelor

22.05.2017

7.

Informarea ofertanţilor cu privire la rezultatul evaluării ofertelor

24.05.2017

8.

Semnarea contractului/POului

Având în vedere că OIM este organizaţie internaţională, utilizează un model standard de contract/PO. Acest model este disponibil în Formularul 3.

25.05.2017

9.

Livrarea finală a produselor

11.12.2017

Menţionăm că OIM se bucură în România de aceleaşi privilegii şi imunităţi ca acelea acordate agenţiilor specializate ale Organizaţiei Naţiunilor Unite. OIM are statut diplomatic.