Cerere de oferta servicii de organizare evenimente

CERERE DE OFERTĂ PENTRU ACHIZIȚIA DE SERVICII DE ORGANIZARE EVENIMENTE

Programul de sprijin pentru repatriere voluntară umanitar asistată și reintegrare (RVAR)

I. Cadru general

Organizaţia Internaţională pentru Migraţie (OIM), Biroul în România, implementează proiectul cu finanţare nerambursabilă, Programul de sprijin pentru repatriere voluntară umanitar asistată și reintegrare (RVAR), din Programul Naţional - Fondul pentru Azil, Migrație, și Integrare, contract nr. 17.01.02, prin intermediul Inspectoratului General pentru Imigrări (IGI). Proiectul are 3 etape anuale a câte 12 luni și se implementează în perioada Mai 2017 – Aprilie 2020.

 

Conform contractului de finanțare, în cadrul acestui proiect este prevăzută realizarea a 6 evenimente.

II. Obiective

Prezenta cerere de ofertă vizează achiziţia de servicii de organizare de evenimente în cadrul unui acord cadru de 3 ani. Vă adresăm rugămintea de a ne transmite oferte de preț per serviciu, in RON, cu TVA evidențiat separat pentru serviciile de mai jos.

 

Etapa I

1.      Seminar de informare cu reprezentanți IGI. Bucureşti, 12 septembrie 2017.

Număr de persoane participante: 55 persoane

Servicii solicitate:

·         cazare pentru 46 persoane x 1 noapte, mic dejun inclus, 11 septembrie 2017

·         cină pentru 46 de persoane, 11 septembrie 2017

·         1 welcome coffee, 2 pauze de cafea și 1 prânz pentru 55 de persoane, 12 septembrie 2017

·         sală eveniment pentru 1 zi, 12 septembrie 2016

 

2.       Seminar de informare cu privire la rezultatele proiectului. București, 27 martie 2018

Număr de persoane participante: 20 persoane

Servicii solicitate:

·         cazare pentru 8 persoane x 1 noapte, mic dejun inclus, 26 martie 2018

·         cină pentru 8 persoane, 26 martie 2018

·           1 welcome coffee, 2 pauze de cafea și 1 prânz pentru 20 de persoane, 27 martie 2018

·         sala eveniment pentru 1 zi, 27 martie 2018

 

Etapa II

3.      Seminar de coordonare. București, 15 mai 2018

 

Număr de persoane participante: 10 persoane

Servicii solicitate:

·         cazare pentru 4 persoane x 1 noapte, mic dejun inclus, 14 mai 2018

·         cină pentru 4 de persoane, 14 mai 2018

·         1 welcome coffee, 2 pauze de cafea și 1 prânz pentru 10 de persoane, 15 mai 2018

 

4.      Seminar de bune practici. București, 2 aprilie 2019

 

Număr de persoane participante: 20 persoane

Servicii solicitate:

·         cazare pentru 8 persoane x 1 noapte, mic dejun inclus, 1 aprilie 2019

·         cină pentru 8 de persoane, 1 aprilie 2019

·         1 welcome coffee, 2 pauze de cafea și 1 prânz pentru 20 de persoane, 2 aprilie 2019

·         sala eveniment pentru 1 zi, 2 aprilie 2019

 

Etapa III

 

5.      Seminar de coordonare. București, 14 mai 2019

 

Număr de persoane participante: 10 persoane

Servicii solicitate:

·         cazare pentru 4 persoane x 1 noapte, mic dejun inclus, 13 mai 2019

·         cină pentru 4 de persoane, 13 mai 2019

·         1 welcome coffee, 2 pauze de cafea și 1 prânz pentru 10 de persoane, 14 mai 2019

 

6.      Seminar de bune practici. București, 7 aprilie 2020

 

Număr de persoane participante: 20 persoane

Servicii solicitate:

·         cazare pentru 8 persoane x 1 noapte, mic dejun inclus, 6 aprilie 2020

·         cină pentru 8 de persoane, 6 aprilie 2020

·         1 welcome coffee, 2 pauze de cafea și 1 prânz pentru 20 de persoane, 7 aprilie 2020

·         sala eveniment pentru 1 zi, 7 aprilie 2020

 

! Datele evenimentelor pot varia uşor. Datele ferme vor fi confirmate cu minim 15 zile calendaristice în avans.

 

Bugetul maxim aferent acestui contract este urmatorul:

 

Etapa I

 

 

Seminar de informare cu reprezentanți IGI. Bucureşti, 12 septembrie 2017

Buget Ron fara TVA

Buget total Ron fara TVA

Sala seminar de informare 55 persoane

800 RON/ zi

800 RON

Cazare seminar de informare, 46 persoane, 1 noapte, mic dejun inclus

150 RON/ pers

6900 RON

Cina 46 de persoane

45 RON/ pers

2070 RON

1 welcome coffee, 2 pauze de cafea, 1 pranz 55 de persoane

120/pers

6600 RON

 

 

 

Seminar de informare cu privire la rezultatele proiectului. București, 27 martie 2018

 

 

Sala seminar de informare 20 persoane

800 RON/zi

800 RON

Cazare seminar de informare, 8 persoane, 1 noapte, mic dejun inclus

150 RON/ pers

1200 RON

Cina 8 persoane

45 RON/ pers

360 RON

1 welcome coffee, 2 pauze de cafea, 1 pranz 20 de persoane

120 RON/ pers

2400 RON

 

 

 

Etapa II

 

 

Seminar de coordonare. București, 15 mai 2018

 

 

Cazare seminar de coordonare

150 RON/ pers

600 RON

Cina 4 de persoane

45 RON/ pers

180 RON

1 welcome coffee, 2 pauze de cafea, 1 pranz 10 de persoane

120 RON/ pers

1200 RON

 

 

 

Seminar de bune practici. București, 2 aprilie 2019

 

 

Sala seminar de informare 20 persoane

850 RON/ zi

850 RON

Cazare seminar de informare, 8 persoane, 1 noapte, mic dejun inclus

150 RON/ pers

1200 RON

Cina 8 de persoane

45 RON/ pers

360 RON

1 welcome coffee, 2 pauze de cafea, 1 pranz 20 de persoane

120 RON/ pers

2400 RON

 

 

 

Etapa III

 

 

Seminar de coordonare. București, 14 mai 2019

 

 

Cazare seminar de coordonare

150 RON/ pers

600 RON

Cina 4 persoane

45 RON/ pers

180 RON

1 welcome coffee, 2 pauze de cafea, 1 pranz 10 de persoane

120 RON/ pers

1200 RON

 

 

 

Seminar de bune practici. București, 7 aprilie 2020

 

 

Sala seminar de informare 20 persoane

850 RON/ zi

850 RON

Cazare seminar de informare, 8 persoane, 1 noapte, mic dejun inclus

150 RON/ pers

1200 RON

Cina 8 de persoane

45 RON/ pers

360 RON

1 welcome coffee, 2 pauze de cafea, 1 pranz 20 de persoane

120 RON/ pers

2400 RON

 

 

 

 

TOTAL

34.710 RON

! Bugetul propus de către ofertant trebuie să nu depăşească liniile de buget indicate

 

III. Cerinţe tehnice

 

a. Cerinţe tehnice pentru spațiul de cazare:

·         Camere la hotel de minim 4*.

·         Cazarea în camere în regim single. Camerele trebuie să aibă lumină naturală, să fie curate, confortabile și să fie dotate cu baie proprie cu duș sau cadă, televizor, instalații de încălzire/aer condiționat astfel încât să asigure condiții adecvate de cazare.

·         Camerele de cazare, sala pentru eveniment și spațiul destinat luării meselor trebuie să fie în aceeași clădire sau la distanțe de cel mult 50 de metri unele de altele.

·         Hotelurile propuse trebuie să fie situate la maximum 7 km de Piața Universității. Toate hotelurile propuse trebuie să fie ușor accesibile din punctul de vedere al transportului pentru participanți (stație de metrou, autobuz).

·         Wi-fi gratuit  în camere sau în zona comună (lobby, recepție).

 

b. Cerinţe tehnice pentru sala de eveniment:

·         Trebuie să fie luminoasă (lumină naturală), confortabilă și nu trebuie să fie la subsol             sau demisol.

·         Va fi dotată cu: sistem de sonorizare cu cel puțin 2 microfoane mobile, videoproiector           cu cablu inclus, ecran de proiecție.

·         Pentru evenimentul din data de 12 septembrie 2017 mesele din sală vor fi aranjate în format teatru sau în format V pe maxim două rânduri.

·         Pentru restul evenimentelor mesele din sală vor fi aranjate în format U-shape.

·         Va dispune de internet wireless gratuit.

·         Dacă este situată mai sus de etajul 2, trebuie să existe minim 2 lifturi cu         capacitate de min. 4 persoane sau minim un lift cu capacitate de minim 8 persoane.

 

c. Cerințe pentru mese şi pauzele de cafea:

·         prânzurile vor fi tip bufet suedez, cu următoarele componente:

o   Minim 2 feluri de mâncare pe bază de carne: pui, porc, vită, pește, gătite în modalități diferite (la gratar, la cuptor, cu sos etc), minim 150 gr./persoană (în total).

o   Minim 2 variante pentru garnituri (ex. legume gratinate, ciuperci sote, cartofi, orez, paste etc), minim 150 gr./persoană (în total).

o   Minim 2 tipuri de salată (ex. salată de roșii, salată de varză, salată de murături etc), minim 150 gr./persoană (în total).

o   Minim 2 sortimente de pâine: albă și neagră, minim 100 gr./persoană (în total).

o    Minim 2 tipuri de desert (fructe, dulciuri), minim 100 gr./persoană (în total).

o   Apă minerală și plată (minim 1 sticla de 0,5l/persoană), cafea și ceai (minim 0,2l/ persoană din fiecare produs).

o   Dacă vor fi solicitări din partea participanților, trebuie pregătit și meniu vegetarian.

·                               pauzele de cafea vor avea minim următoarele produse:

o            cafea, inclusiv zahăr și lapte condensat (minim 0,2l/persoană).

o            miere, zahăr și îndulcitor artificial pentru îndulcirea ceaiului/cafelei.

o            apă minerală și apă plată livrate în recipiente de 0,5 l, minim 1 sticlă/persoană.

o            ceai – cel puțin trei sortimente (negru, verde, fructe), minim 0,2l/persoană.

o            produse de patiserie de cel puțin 3 sortimente dulci&sărate (minim 100gr./persoană în total).

o            sucuri acidulate și neacidulate/naturale, minim 0,3l/persoană în total.

o            Fructe, minim un fruct per persoană.

d.      Alte cerințe:

·      ofertantul declarat câștigător va factura doar numărul de camere ocupate și numărul de porții de mâncare conform numărului de participanți prezenți la evenimente, fără a se depăși numărul maxim admis de porții/camere indicat în prezenta cerere de ofertă. Numărul de participanți care vor fi prezenți la evenimente va fi comunicat cu minim 48 de ore înaintea evenimentelor.  

·      asigurarea unei persoane care să fie prezentă și disponibilă pe toată durata seminariilor de informare

·      asigurarea unui număr de locuri de parcare pentru cel puțin jumătate din numărul de participanți la fiecare eveniment.

IV. Criterii de selecție

1. Conformitatea cu cerințele tehnice.

2. Prețul total – 100%

Nota: Nerespectarea cerinţelor tehnice conduce la respingerea ofertelor. 

 

V. Contactarea OIM

Contactele între OIM si ofertanţi sunt strict interzise pe perioada întregii proceduri cu excepţia următoarelor condiţii:

·      La solicitarea de clarificări a ofertantului, OIM are dreptul să furnizeze informaţii suplimentare, doar cu scopul clarificării naturii contractului sau a produselor solicitate.

·      Orice solicitare de clarificări trebuie facută în scris la adresa de e-mail procurement.ro@iom.int si/sau numarul de fax 021.211.44.54.

·      Solicitările de clarificări sosite cu mai puţin de 2 zile înaintea termenului limita de depunere, nu vor fi procesate.

·      Copii ale solicitărilor de clarificări, incluzând răspunsurile furnizate, vor fi transmise tuturor ofertanţilor care s-au arătat interesaţi de cererea de ofertă, fără a dezvălui numele ofertantului care a făcut solicitarea de clarificări.

·      OIM poate, din proprie iniţiativă, să informeze părţile interesate, de orice eroare, inadvertenţă, omisiune, sau orice fel de altă greşeală în textul prezentei cereri de ofertă.

Orice informaţie suplimentară, inclusiv cele menţionate mai sus vor fi postate la adresa: http://www.oim.ro/index.php/ro/administrativ/achizitii. Website-ul este updatat periodic şi este în responsabilitatea ofertantului să verifice dacă au apărut modificări în perioada de depunere.

 

VI. Modul de trimitere a ofertelor

Ofertele trebuie transmise în plic sigilat cu menţiunea:

 “CERERE DE OFERTA PENTRU SERVICII DE ORGANIZARE EVENIMENTE. A NU SE DESCHIDE DE DEPARTAMENTUL SECRETARIAT

Plicul va fi marcat cu numele complet al companiei care aplica. Plicul trebuie să conţină trei plicuri sigilate, unul pentru propunerea administrativa (Formular 1), unul pentru propunerea tehnică şi unul pentru propunerea financiară (Formular 2).

            ! Nerespectarea modalităţii de depunere a plicurilor sigilate separat va conduce la descalificarea ofertelor.

Depunerea ofertelor se poate realiza prin poştă, curier sau predare personală, nu mai târziu de 15 mai 2017. Depunerea se dovedeşte prin ştampila datata a poştei, cu data înscrisă pe AWBul curierului sau, în cazul depunerii personale, printr-un număr de inregistrare a depunerii, menţionându-se persoana care a preluat plicul. Ofertele se depun la următoarea adresă:

Organizaţia Internaţionala pentru Migraţie

În atenţia departamentului Achiziţii

Strada Viitorului, nr. 11, sector 2,

București, Cod poștal 020602

Romania

·      Depunerile întârziate[1] nu vor fi acceptate.

VII. Calendar estimativ

Nr.

crt.

Activitate

Data estimată

1.

Lansarea cererii de ofertă

05.05.2017

2.

Primirea de clarificări privind documentaţia și condițiile din cererea de ofertă

11.05.2017

3.

Răspunsul la clarificări privind documentaţia și condițiile din cererea de ofertă

12.05.2017

4.

Termenul limită de depunere a ofertelor

15.05.2017 ora 17h00

5.

Deschiderea ofertelor

17.05.2016

6.

Finalizarea evaluării ofertelor

19.05.2017

7.

Informarea ofertanţilor cu privire la rezultatul evaluării ofertelor

22.05.2017

8.

Semnarea contractului/POului

Având în vedere că OIM este organizaţie internaţională, utilizează un model standard de contract/PO. Acest model este disponibil în Formular 3.

10.06.2017

9.

Furnizarea serviciilor (data finală de încheiere a perioadei contractuale)

15.04.2020

Menţionăm că OIM se bucură în România de aceleaşi privilegii şi imunităţi ca acelea acordate agenţiilor specializate ale Organizaţiei Naţiunilor Unite. OIM are statut diplomatic.

 


[1] Ofertele primite după data şi ora limită de depunere, vor fi considerate întârziate. Plicurile cu ofertele vor rămâne nedeschise si vor fi returnate ofertantului.