CERERE DE OFERTĂ PENTRU ACHIZIȚIA DE SERVICII DE ORGANIZARE EVENIMENTE

CERERE DE OFERTĂ PENTRU ACHIZIȚIA DE SERVICII DE ORGANIZARE EVENIMENTE

I. Cadru general

Organizaţia Internaţională pentru Migraţie (OIM), Biroul în România, implementează proiectul cu finanţare nerambursabilă Programul de sprijin pentru repatriere voluntară umanitar asistată și reintegrare (RVAR) din Programul Naţional - Fondul pentru Azil, Migrație, și Integrare, prin intermediul Inspectoratului General pentru Imigrări (IGI).

Conform contractului de finanțare în cadrul acestui proiect, este prevăzută realizarea a două seminarii, unul de informare și unul de coordonare.

II. Obiective

Prezenta cerere de ofertă vizează achiziţia de servicii de organizare de evenimente. Vă adresăm rugămintea de a ne transmite oferte de preț per serviciu, in RON, cu TVA evidențiat separat pentru serviciile de mai jos.

  1. Seminar de informare cu organizaţiile partenere şi colaboratoare, misiuni diplomatice, comunităţi de migranţi şi mass media. Bucureşti, 11 octombrie 2016.

Număr de persoane participante: 20 persoane

Servicii solicitate:

  • cazare pentru 8 persoane x 1 noapte, cină şi mic dejun incluse, 10 oct 2016
  • 2 pauze de cafea, 2 mese (prânz și gustare) x 20 persoane
  • sala eveniment pentru 1 zi, 11 oct 2016
  • Interpreţi autorizaţi RO-EN şi echipament tehnic pentru interpretare simultana pentru 1 zi
    1. Cabina de traducere pentru o echipă de interpreți
    2. Receptori pentru 20 persoane
    3. Asistență tehnică pe întreaga durată de desfășurare a evenimentului
  1.  seminar de coordonare cu personalul implicat în proiect. Bucureşti, 16 23 februarie, Casa ONU (Bd-ul primăverii 42 A, Bucureşti)

Servicii solicitate:

  • cazare pentru 6 persoane x 1 noapte, cină şi mic dejun incluse, 15 22 feb 2016
  • 2 mese (prânz și gustare) şi 2 pauze de cafea x 12 persoane, în regim de catering la locaţia de desfăşurare a seminarului, 16 23 feb 2016.

 

Bugetul maxim aferent acestui contract este urmatorul:

Serviciu

Buget Ron fara TVA

Buget total Ron fara TVA

Sala seminar de informare 20 persoane

750

750

Cazare seminar de informare, 8 persoane, 1 noapte, cină şi mic dejun incluse

130/ pers

1040

Mese si pauze de cafea seminar informare, 20 pers X 2 mese + 2 pauze de cafea

480/ pers

9600

Interpreti RO-EN seminar informare

1000/ zi

1000

Cazare seminar de coordonare, 6 pers, 1 noapte, cină şi mic dejun incluse

130/ pers

780

2 pauze de cafea si 2 mese în regim de prânz si catering seminar coordonare, 12 persoane

480/ pers

5760

 

TOTAL

18.930

! Bugetul propus de către ofertant trebuie să nu depăşească liniile de buget indicate

 

III. Cerinţe tehnice

a. Cerinţe tehnice pentru spațiul de cazare:

  • Camere la hotel de minim 4*.
  • Cazarea în camere în regim single. Camerele trebuie să aibă lumină naturală, să fie curate, confortabile și să fie dotate cu baie proprie cu duș sau cadă, televizor, instalații de încălzire/aer condiționat astfel încât să asigure condiții adecvate de cazare.
  • Pentru seminarul de informare camerele de cazare, sala pentru eveniment și spațiul destinat luării meselor trebuie să fie în aceeași clădire sau la distanțe de cel mult 50 de metri unele de altele.
  • Hotelurile propuse trebuie să fie situate la maximum 5 km de Piața Universității și să fie ușor accesibile din punctul de vedere al transportului pentru participanți (stație de metrou, autobuz).
  • Wi-fi gratuit  în camere sau în zona comună (lobby, recepție).

b. Cerinţe tehnice pentru sala de eveniment:

  • Trebuie să fie luminoasă (lumină naturală), confortabilă și nu trebuie să fie la subsol             sau demisol.
  • Va fi dotată cu: sistem de sonorizare cu cel puțin 2 microfoane mobile, videoproiector           cu cablu inclus, ecran de proiecție.
  • Va fi aranjată în format U-shape.
  • Va dispune de internet wireless gratuit.
  • Dacă este situată mai sus de etajul 2 trebuie să existe minimum 2 lifturi cu     capacitate de max. 4 persoane sau minim un lift cu capacitate mai mare de 4        persoane.

c. Cerințe pentru mese şi pauzele de cafea:

  • prânzurile vor fi tip bufet suedez, cu următoarele componente:
    • Minim 2 feluri de mâncare pe bază de carne: pui, porc, vită, pește, gătite în modalități diferite (la gratar, la cuptor, cu sos etc).
    • Minim 2 variante pentru garnituri (ex. legume gratinate, ciuperci sote, cartofi, orez, paste etc).
    • Minim 2 tipuri de salată (ex. salată de roșii, salată de varză, salată de murături etc).
    • Minim 2 sortimente de pâine: albă și neagră.
    •  Minim 2 tipuri de desert (fructe, dulciuri).
    • Apă minerală și plată, cafea și ceai.
    • Dacă vor fi solicitări din partea participanților, trebuie pregătit și meniu vegetarian.
  • pauzele de cafea vor avea minim următoarele produse:
    • cafea.
    • lapte condensat sau lapte proaspăt pentru cafea/ceai.
    • miere, zahăr și îndulcitor artificial pentru îndulcirea ceaiului/cafelei.
    • apă minerală și apă plată livrate în recipiente de 0,5 l.
    • ceai – cel puțin trei sortimente (negru, verde, fructe).
    • produse de patiserie de cel puțin 3 sortimente dulci&sărate.
    • sucuri acidulate și neacidulate/naturale.
    • fructe.
  • gustările vor fi reci și vor avea minim următoarele produse:
    • Antreuri, canapes, finger food, tartine, bruschete cu produse vegetale, din pește și carne de pui.
    • Prăjituri de minim 3 feluri
    • Apă minerală și plată, cafea și ceai
    • Sucuri acidulate și neacidulate/naturale.
  1. Alte cerințe:
  • asigurarea unei persoane care să fie prezentă și disponibilă pe toată durata seminarului de informare
  • asigurarea de locuri de parcare pentru cel puțin 5 autovehicole pentru evenimentul de informare.

IV. Criterii de selecție

1. Conformitatea cu cerințele tehnice.

2. Prețul total – 100%

Nota: Nerespectarea cerinţelor tehnice conduce la respingerea ofertelor. 

 

V. Contactarea OIM

Contactele între OIM si ofertanţi sunt strict interzise pe perioada întregii proceduri cu excepţia următoarelor condiţii:

  • La solicitarea de clarificări a ofertantului, OIM are dreptul să furnizeze informaţii suplimentare, doar cu scopul clarificării naturii contractului sau a produselor solicitate.
  • Orice solicitare de clarificări trebuie facută în scris la adresa de e-mail procurement.ro@iom.int si/sau numarul de fax 021.211.44.54.
  • Solicitările de clarificări sosite cu mai puţin de 2 zile înaintea termenului limita de depunere, nu vor fi procesate.
  • Copii ale solicitărilor de clarificări, incluzând răspunsurile furnizate, vor fi transmise tuturor ofertanţilor care s-au arătat interesaţi de cererea de ofertă, fără a dezvălui numele ofertantului care a făcut solicitarea de clarificări.
  • OIM poate, din proprie iniţiativă, să informeze părţile interesate, de orice eroare, inadvertenţă, omisiune, sau orice fel de altă greşeală în textul prezentei cereri de ofertă.

Orice informaţie suplimentară, inclusiv cele menţionate mai sus vor fi postate la adresa: http://www.oim.ro/index.php/ro/administrativ/achizitii. Website-ul este updatat periodic şi este în responsabilitatea ofertantului să verifice dacă au apărut modificări în perioada de depunere.

 

VI. Modul de depunere a ofertelor

Ofertele trebuie transmise în plic sigilat cu menţiunea:

 “CERERE DE OFERTA PENTRU SERVICII DE ORGANIZARE EVENIMENTE. A NU SE DESCHIDE DE DEPARTAMENTUL SECRETARIAT

Plicul va fi marcat cu numele complet al companiei care aplica. Plicul trebuie să conţină trei plicuri sigilate, unul pentru propunerea administrativa (Formular 1), unul pentru propunerea tehnică şi unul pentru propunerea financiară (Formular 2).

            ! Nerespectarea modalităţii de depunere a plicurilor sigilate separat va conduce la descalificarea ofertelor.

Depunerea ofertelor se poate realiza prin poştă, curier sau predare personală, nu mai târziu de 03 05 Februarie 2016. Depunerea se dovedeşte prin ştampila datata a poştei, cu data înscrisă pe AWBul curierului sau, în cazul depunerii personale, printr-un număr de inregistrare a depunerii, menţionându-se persoana care a preluat plicul. Ofertele se depun la următoarea adresă:

Organizaţia Internaţionala pentru Migraţie

În atenţia departamentului Achiziţii

Strada Viitorului, nr. 11, sector 2,

București, Cod poștal 020602

Romania

  • Depunerile întârziate[1] nu vor fi acceptate.

 

VII. Calendar estimativ

Nr.

crt.

Activitate

Data estimată

1.

Lansarea cererii de ofertă

25.01.2016

2.

Primirea de clarificări privind documentaţia și condițiile din cererea de ofertă

01.02.2016

3.

Răspunsul la clarificări privind documentaţia și condițiile din cererea de ofertă

02.02.2016

4.

Termenul limită de depunere a ofertelor

05.02.2016, ora 16.00

5.

Deschiderea ofertelor

08.02.2016

6.

Finalizarea evaluării ofertelor

09.02.2016

7.

Informarea ofertanţilor cu privire la rezultatul evaluării ofertelor

10.02.2016

8.

Semnarea contractului/POului

Având în vedere că OIM este organizaţie internaţională, utilizează un model standard de contract/PO. Acest model este disponibil în Formular 3.

12.02.2016

9.

Furnizarea serviciilor

30.10.2016

Menţionăm că OIM se bucură în România de aceleaşi privilegii şi imunităţi ca acelea acordate agenţiilor specializate ale Organizaţiei Naţiunilor Unite. OIM are statut diplomatic.



[1] Ofertele primite după data şi ora limită de depunere, vor fi considerate întârziate. Plicurile cu ofertele vor rămâne nedeschise si vor fi returnate ofertantului.