Cerere de ofertă pentru organizarea de evenimente

Organizaţia Internaţională pentru Migraţie (OIM), Biroul în România, are în implementare două proiecte cu finanţare nerambursabilă din Programul General Solidaritatea şi Gestionarea Fluxurilor Migratorii, Programul Anual 2013, prin intermediul Inspectoratului General pentru Imigrări, astfel:

  • ”Coordonarea națională a acțiunii de integrare a resortisanților țărilor terțe (RTT) în România”, finanţat prin Fondul European de Integrare a resortisanților țărilor terțe
  • „Sprijinirea Programelor de Repatriere Voluntară Asistată şi Reintegrare (RVAR) în România”, finanțat prin Fondul European de Returnare.

Conform contractelor de finanţare, în cadrul acestor proiecte, este prevăzută organizarea mai multor evenimente în perioada octombrie 2014 - iunie 2015, după cum urmează:

Coordonarea națională a acțiunii de integrare a resortisanților țărilor terțe (RTT) în România

1. Întâlnire de coordonare cu personalul centrelor de informare (Număr de persoane participante: maximum 25 persoane)

Perioada și locul de desfășurare: 7 – 9 Octombrie 2014, Brașov

Buget maxim pentru cazare/masă/pauze de cafea: 11.250 lei (fără TVA)

Buget maxim pentru sală: 2.550 lei (fără TVA)

Servicii solicitate:

  • cazare pentru maxim 17 persoane x 2 nopți
  • 4 mese (2 cine și 2 prânzuri)
  • sala eveniment pentru 1,5 zile
  • 3 pauze de cafea 

 

2. Întâlnire întâlnire grup de lucru privind legislația aplicabilă străinilor în România (Număr de persoane participante: maximum 10 persoane)

Perioada și locul de desfășurare: 10 - 12 noiembrie 2014, Brașov

Buget maxim pentru cazare/masă/pauze de cafea: 7.500 lei (fără TVA)

Buget maxim pentru sală: 2.550 lei (fără TVA)

Servicii solicitate:

  • cazare pentru maxim 10 persoane x 2 nopți
  • 4 mese (2 cine și 2 prânzuri)
  • sala eveniment pentru 1,5 zile
  • 3 pauze de cafea 

 

3. Seminar cu reprezentanți ai Ministerului de Justiție (Număr de persoane participante: maximum 23 persoane)

Perioada și locul de desfășurare: 27 - 29 aprilie 2015, București

Buget maxim pentru cazare/masă/pauze de cafea: 10.200 lei (fără TVA)

Buget maxim pentru sală: 2.550 lei (fără TVA)

Servicii solicitate:

  • cazare pentru maxim 18 persoane x 2 nopți
  • 4 mese (2 cine și 2 prânzuri)
  • sala eveniment pentru 1,5 zile
  • 3 pauze de cafea 

 

4. Conferința națională  cu instituții locale și comunități de migranți (Număr de persoane participante: maximum 48 persoane)

Perioada și locul de desfășurare: saptamana 25 - 29 mai 2015, Cluj-Napoca. Perioada exactă va fi comunicată cu cel puțin 3 luni înainte de desfășurarea evenimentului.

Buget maxim pentru cazare/masă/pauze de cafea: 33.750 lei (fără TVA)

Buget maxim pentru sală: 2.550 lei (fără TVA)

Servicii solicitate:

  • cazare pentru maxim 45 persoane x 2 nopți
  • 4 mese (2 cine și 2 prânzuri)
  • sala eveniment pentru 1,5 zile
  • 3 pauze de cafea 

 

Sprijinirea Programelor de Repatriere Voluntară Asistată şi Reintegrare (RVAR) în România

1. Întâlnire de informare cu personalul organizațiilor neguvernamentale, cu reprezentanţi ai comunităţilor de migranţi și ai Inspectoratului General pentru Imigrări (IGI) (Număr de persoane participante: maximum 25 persoane)

Perioada și locul de desfășurare: 20 – 22 octombrie 2014, București

Buget maxim pentru cazare/masă/pauze de cafea 15.200 lei (fără TVA)

Buget maxim pentru sa eveniment și echipament tehnic interpretare: 2.250 RON (fără TVA)

Servicii solicitate:

  • cazare pentru maxim 20 persoane x 2 nopți
  • 4 mese (2 cine și 2 prânzuri)
  • sala eveniment pentru 1,5 zile
  • 3 pauze de cafea.
  • Echipament tehnic pentru interpretare simultana pentru 1,5 zile: (a) Cabina de traducere pentru o echipă de interpreți; (b) Receptori pentru 20 persoane; (c) Asistență tehnică pe întreaga durată de desfășurare a evenimentului 

 

2. Seminar media (Număr de persoane participante: maximum 20 persoane)

Perioada și locul de desfășurare: 17 – 19 noiembrie 2014, Sinaia, Predeal sau Brașov, în funcție de ofertele primite.

Buget maxim pentru cazare/masă/pauze de cafea: 15.200 RON (fără TVA)

Buget maxim pentru sal eveniment și echipament tehnic interpretare: 2.250 RON (fără TVA)

Servicii solicitate:

  • cazare pentru maxim 20 persoane x 2 nopți
  • 4 mese (2 cine și 2 prânzuri)
  • sala eveniment pentru 1,5 zile, sală care să includă spaţiu suficient pentru instalarea unei cabine de traducere
  • 3 pauze de cafea
  • Echipament tehnic pentru interpretare simultana pentru 1,5 zile: (a) Cabina de traducere pentru o echipă de interpreți; (b) Receptori pentru 20 persoane; (c) Asistență tehnică pe întreaga durată de desfășurare a evenimentului 

 

3. Seminar pentru prezentarea și discutarea vizitelor de monitorizare în țările de origine (Număr de persoane participante: maximum 30 persoane)

Perioada: 9 – 11 iunie 2015, Bucureşti

Buget maxim pentru cazare/masă/pauze de cafea:  9.120 RON (fără TVA)

Buget maxim sală eveniment și echipament tehnic interpretare: 2.250 RON (fără TVA)

Servicii solicitate:

  • cazare pentru maxim 12 persoane x 2 nopți
  • 4 mese (2 cine și 2 prânzuri)
  • 3 pauze de cafea
  • sala eveniment pentru 1,5 zile,  sală care să includă spaţiu suficient pentru instalarea unei cabine de traducere.
  • Echipament tehnic pentru interpretare simultana pentru 1,5 zile: (a) Cabina de traducere pentru o echipă de interpreți; (b) Receptori pentru 30 persoane; (c) Asistență tehnică pe întreaga durată de desfășurare a evenimentului 

 

4. Prezentare RVAR la INM, Bucuresti, la o dată care va fi comunicată ulterior

Buget maxim: 3.000 lei (fără TVA)

Catering pentru maxim 15 persoane cu bufet cald si rece, cafea, apa, ceai si sucuri.

NU este nevoie de sala de conferință.

 

Cerințe tehnice obligatorii pentru toate evenimentele:

I. Spațiul de cazare:

  • Camere la hotel de cel puțin 3* şi maximum 4 *, cu mic dejun inclus.
  • Cazarea în camere în regim single. Camerele trebuie să aibă lumină naturală, să fie curate, confortabile și să fie dotate cu baie proprie cu duș sau cadă, televizor, instalații de încălzire/aer condiționat astfel încât să asigure condiții adecvate de cazare.
  • Camerele de cazare, sala pentru evenimente și spațiul destinat luării meselor trebuie să fie în aceeași clădire.  
  • pentru evenimentele organizate la București, hotelurile propuse trebuie să fie situate la maximum 5 km de Piața Universității și să fie ușor accesibile din punctul de vedere al transportului pentru participanți (stație de metrou, autobuz).
  • pentru evenimentele organizate la Brașov, Cluj-Napoca, hotelurile trebuie să fie situate la maximum 2 km de centrul orașelor și să fie ușor accesibile din punctul de vedere al transportului pentru participanți.

 

II. Salile pentru evenimente:

  • Sălile trebuie să fie luminoase (lumină naturală), confortabile și nu trebuie să fie la subsol sau demisol.
  • Vor fi dotate cu: sistem de sonorizare cu cel puțin 2 microfoane mobile, videoproiector cu cablu inclus, ecran de proiecție, flipchart, markere.
  • Vor fi dotate cu scaune care pot fi aranjate în mai multe tipuri: amfiteatru, U-shape, etc.
  • Vor dispune de internet wireless gratuit.
  • Dacă sunt situate mai sus de etajul 2 trebuie să existe minimum 2 lifturi cu capacitate de max. 4 persoane sau minim un lift cu capacitate mai mare de 4 persoane.
  • Sunt de sine stătătoare, nefiind parte a unei săli mai mari compartimentată prin pereți mobili.

 

III. Cerințe pentru mese:

Prânzul va fi tip bufet suedez, cu următoarele componente:

  • Minim 2 tipuri din felul I (supă/ciorbă).
  • Minim 3 feluri de mâncare pe bază de carne: pui, porc, vită, pește, gătite în modalități diferite (la gratar, la cuptor, cu sos etc).
  • Minim 3 variante pentru garnituri (ex. legume gratinate, ciuperci sote, cartofi, orez, paste etc).
  • Minim 2 tipuri de salată (ex. salată de roșii, salată de varză, salată de murături etc).
  • Minim 2 sortimente de pâine: albă și neagră.
  • 3 tipuri de desert (fructe, dulciuri).
  • Apă minerală și plată, cafea și ceai.
  • dacă vor fi solicitări din partea participanților, trebuie pregătit și meniu vegetarian.

 

Cina va fi tip bufet sudez, cu următoarele componente:

  • Minim 3 feluri de mâncare pe bază de carne: pui, porc, vită, pește, gătite în modalități diferite (la gratar, la cuptor, cu sos etc).
  • Minim 3 variante pentru garnituri (ex. legume gratinate, ciuperci sote, cartofi, orez, paste etc).
  • Minim 2 sortimente de pâine: albă și neagră.
  • 3 tipuri de desert (fructe, dulciuri).
  • Apă minerală și plată, cafea și ceai.
  • Dacă vor fi solicitări din partea participanților, trebuie pregătit și meniu vegetarian.

 

IV. Cerințe pentru pauzele de cafea:

Ofertantul va asigura minim următoarele produse:

  • Cafea.
  • Lapte condensat sau lapte proaspăt pentru cafea/ceai.
  • Miere, zahăr și îndulcitor artificial pentru îndulcirea ceaiului/cafelei.
  • apă minerală și apă plată livrate în recipiente de 0,5 l.
  • ceai – cel puțin trei sortimente (negru, verde, fructe).
  • produse de patiserie de cel puțin 3 sortimente dulci&sărate.
  • sucuri acidulate și neacidulate/naturale.

 

V. Alte cerințe:

  • asigurarea unei persoane care să fie prezentă și disponibilă pe toată durata evenimentelor.
  • asigurarea de locuri de parcare pentru cel puțin 20% dintre participanți.
  • Wi-fi gratuit  în camere sau în zona comună (lobby, recepție).

 

Note:

1. Oferta financiară trebuie să fie transmisă în plic separat și trebuie să evidențieze costurile pentru fiecare eveniment în parte.

2. Costurile pentru cazare, masă, pauze de cafea, respectiv sala pentru eveniment vor fi evidențiate separat.

3. Oferta financiară se va transmite în LEI, fără TVA.

4. OIM va încheia două contracte de prestări servicii, câte unul pentru fiecare proiect.

 

Criteriile de selecție a ofertei sunt următoarele:

  • Conformitatea cu cerinţele tehnice - criteriu eliminatoriu.
  • Prețul – 100%.

 

Dacă sunteţi interesaţi de prestarea serviciilor de organizare a evenimentelor mai sus menționate, vă rugăm să ne transmiteți oferta dumneavoastră care să ţină cont de precizările de mai sus, prin poștă, la adresa:

Organizația Internațională pentru Migrație

str. Viitorului nr. 11, sector 2

București

 

Data limită pentru transmiterea ofertelor este 23 septembrie 2014, ora 17:00. 

 

Pentru orice alte informații vă stăm la dispoziție la: tel +40-21-212.02.65 sau +40-21-211.45.65, fax +40-21-211.44.54

e-mail:  sboanca@iom.int

 

Menţionăm că OIM se bucură în România de aceleaşi privilegii şi imunităţi ca acelea acordate agenţiilor specializate ale Organizaţiei Naţiunilor Unite. OIM are statut diplomatic şi misiune umanitară şi nu este rezident fiscal în România.