Cerere de oferta servicii de organizare de evenimente

CERERE DE OFERTĂ PENTRU ACHIZIȚIA DE SERVICII DE ORGANIZARE EVENIMENTE

Proiectul ADMin4ALL -  Sprijinirea Incluziunii Active a Migranților Dezavantajați în Europa

I. Cadru general

Organizaţia Internaţională pentru Migraţie (OIM), Biroul în România, implementează în perioada martie 2016 – mai 2017 proiectul ADMin4ALL -  Sprijinirea Incluziunii Active a Migranților Dezavantajați în Europa, finanţat de Comisia Europeană, Direcţia Generală Ocupare, Afaceri Sociale şi Incluziune.

 

Proiectul prevede organizarea a trei sesiuni de formare, două la București și una la Cluj Napoca, fiecare a câte trei zile.

II. Obiective

Prezenta cerere de ofertă vizează achiziţia de servicii de organizare de evenimente. Vă adresăm rugămintea de a ne transmite oferte de preț per serviciu, in RON, cu TVA evidențiat separat pentru serviciile de mai jos.

 

1.      Sesiune de lucru cu autoritățile publice locale. Bucureşti: 20, 21, 22 februarie 2017.

2.      Sesiune de lucru cu autoritățile publice locale. Bucureşti: 27, 28 februarie, 1 martie 2017.

Număr de persoane participante: 30 persoane per sesiune

Servicii solicitate per zi de sesiune:

·         1 welcome coffee X 30 persoane

·         2 pauze de cafea X 30 persoane

·         1 masă de prânz X 30 de persoane

·         Apa plată/minerală disponibilă în sală pe durata activităţilor

·         sala eveniment pentru 3 zile

 

3.      Sesiune de lucru cu autoritățile publice locale. Cluj Napoca: 8, 9, 10 martie 2017

Număr de persoane participante: 25 persoane

Servicii solicitate per zi de sesiune:

·         1 welcome coffee X 25 persoane

·         2 pauze de cafea X 25 persoane

·         1 masă de prânz X 25 de persoane

·         Apa plată/minerală disponibilă în sală pe durata activităţilor

 

·         sala eveniment pentru 3 zile

 

III. Cerinţe tehnice

 

b. Cerinţe tehnice pentru sala de eveniment:

·         Sălile de eveniment vor fi în hoteluri 4 stele.

·         Pentru cele două sesiuni din București pot fi propuse 2 săli de eveniment diferite.

·         Trebuie să fie luminoasă (lumină naturală), confortabilă și nu trebuie să fie la subsol             sau demisol.

·         Va fi dotată cu: sistem de sonorizare cu cel puțin 2 microfoane mobile, videoproiector           cu cablu inclus, ecran de proiecție, flipchart.

·         Va fi aranjată în format U-shape și va permite reamenajarea meselor pentru grupuri de lucru

·         Va dispune de internet wireless gratuit.

·         Dacă este situată mai sus de etajul 2 trebuie să existe minimum 2 lifturi cu     capacitate de max. 4 persoane sau minim un lift cu capacitate mai mare de 4        persoane.

·         Sălile de eveniment propuse trebuie să fie situate la maximum 5 km de Piața Universității pentru București, respectiv 3 kilometri  de Piața Unirii din Cluj Napoca și să fie ușor accesibile din punctul de vedere al transportului pentru participanți (stație de metrou, autobuz etc.).

 

c. Cerințe pentru mese şi pauzele de cafea:

·         prânzurile vor fi tip bufet suedez, cu următoarele componente:

o   Minim 2 feluri de mâncare pe bază de carne: pui, porc, vită, pește, gătite în modalități diferite (la gratar, la cuptor, cu sos etc).

o   Minim 2 variante pentru garnituri (ex. legume gratinate, ciuperci sote, cartofi, orez, paste etc).

o   Minim 2 tipuri de salată (ex. salată de roșii, salată de varză, salată de murături etc).

o   Minim 2 sortimente de pâine: albă și neagră.

o   Minim 2 tipuri de desert (fructe, dulciuri).

o   Apă minerală și plată, cafea și ceai.

o   Dacă vor fi solicitări din partea participanților, trebuie pregătit și meniu vegetarian.

·                               pauzele de cafea vor avea cel puţin următoarele produse:

o            cafea.

o            lapte condensat sau lapte proaspăt pentru cafea/ceai.

o            miere, zahăr și îndulcitor artificial pentru îndulcirea ceaiului/cafelei.

o            apă minerală și apă plată livrate în recipiente de 0,5 l.

o            ceai – cel puțin trei sortimente (negru, verde, fructe).

o            produse de patiserie de cel puțin 3 sortimente dulci&sărate.

o            sucuri acidulate și neacidulate/naturale.

o            fructe.

d.      Alte cerințe:

·      asigurarea unei persoane care să fie prezentă și disponibilă pe toată durata sesiunilor de lucru.

·      asigurarea de locuri de parcare pentru cel puțin 5 autovehicole pentru fiecare dintre sesiuni.

IV. Criterii de selecție

1. Conformitatea cu cerințele tehnice.

2. Prețul total – 100%

Nota: Nerespectarea cerinţelor tehnice conduce la respingerea ofertelor. 

 

V. Contactarea OIM

Contactele între OIM si ofertanţi sunt strict interzise pe perioada întregii proceduri cu excepţia următoarelor condiţii:

·      La solicitarea de clarificări a ofertantului, OIM are dreptul să furnizeze informaţii suplimentare, doar cu scopul clarificării naturii contractului sau a produselor solicitate.

·      Orice solicitare de clarificări trebuie facută în scris la adresa de e-mail procurement.ro@iom.int si/sau numarul de fax 021.211.44.54.

·      Solicitările de clarificări sosite cu mai puţin de 2 zile înaintea termenului limita de depunere, nu vor fi procesate.

·      Copii ale solicitărilor de clarificări, incluzând răspunsurile furnizate, vor fi transmise tuturor ofertanţilor care s-au arătat interesaţi de cererea de ofertă, fără a dezvălui numele ofertantului care a făcut solicitarea de clarificări.

·      OIM poate, din proprie iniţiativă, să informeze părţile interesate, de orice eroare, inadvertenţă, omisiune, sau orice fel de altă greşeală în textul prezentei cereri de ofertă.

Orice informaţie suplimentară, inclusiv cele menţionate mai sus vor fi postate la adresa: http://www.oim.ro/index.php/ro/administrativ/achizitii. Website-ul este updatat periodic şi este în responsabilitatea ofertantului să verifice dacă au apărut modificări în perioada de depunere.

VI. Modul de depunere a ofertelor

Ofertele trebuie transmise în plic sigilat cu menţiunea:

 “CERERE DE OFERTA PENTRU SERVICII DE ORGANIZARE EVENIMENTE. A NU SE DESCHIDE DE DEPARTAMENTUL SECRETARIAT

Plicul va fi marcat cu numele complet al companiei care aplica. Plicul trebuie să conţină trei plicuri sigilate, unul pentru propunerea administrativa (Formular 1), unul pentru propunerea tehnică  (nu există formular special, ofertantul este liber să aleagă modalitatea în care îşi prezintă oferta tehnică) şi unul pentru propunerea financiară (Formular 2).

! Nerespectarea modalităţii de depunere a plicurilor sigilate separat va conduce la descalificarea ofertelor.

Depunerea ofertelor se poate realiza prin poştă, curier sau predare personală, nu mai târziu de 06 Februarie 2017. Depunerea se dovedeşte prin ştampila datata a poştei, cu data înscrisă pe AWBul curierului sau, în cazul depunerii personale, printr-un număr de inregistrare a depunerii, menţionându-se persoana care a preluat plicul. Ofertele se depun la următoarea adresă:

Organizaţia Internaţionala pentru Migraţie

În atenţia departamentului Achiziţii

Strada Viitorului, nr. 11, sector 2,

București, Cod poștal 020602

Romania

·      Depunerile întârziate[1] nu vor fi acceptate.

 

VII. Calendar estimativ

Nr.

crt.

Activitate

Data estimată

1.

Lansarea cererii de ofertă

31.01.2017

2.

Primirea de clarificări privind documentaţia și condițiile din cererea de ofertă

02.02.2017

3.

Răspunsul la clarificări privind documentaţia și condițiile din cererea de ofertă

03.02.2017

4.

Termenul limită de depunere a ofertelor

06.02.2017 ora 17.30

5.

Deschiderea ofertelor

07.02.2017

6.

Finalizarea evaluării ofertelor

10.02.2017

7.

Informarea ofertanţilor cu privire la rezultatul evaluării ofertelor

13.02.2017

8.

Semnarea contractului/POului

Având în vedere că OIM este organizaţie internaţională, utilizează un model standard de contract/PO. Acest model este disponibil în Formular 3.

15.02.2017

9.

Furnizarea serviciilor

20.02.2017 - 10.03.2017

Menţionăm că OIM se bucură în România de aceleaşi privilegii şi imunităţi ca acelea acordate agenţiilor specializate ale Organizaţiei Naţiunilor Unite. OIM are statut diplomatic.



[1] Ofertele primite după data şi ora limită de depunere, vor fi considerate întârziate. Plicurile cu ofertele vor rămâne nedeschise si vor fi returnate ofertantului.